2025年起，长沙市正式严格执行基于《湖南省大数据条例》及公安技防管理要求的“双备案”制度。根据新规，所有在长沙市行政区域内从事人脸信息采集、存储或处理的组织，均需向湖南省委网信办与长沙市公安局技防办同步完成备案手续。值得注意的是，长沙地区采用“算法指纹+数据节点”双重校验机制，跨省已获取的备案编号无法直接互认，相关企业需按照湖南省地方标准重新提交备案材料。本文将详细梳理最新备案流程及核心要求，为技术及合规团队提供落地参考。

一、备案线上入口及前期准备

备案需通过湖南政务服务网线上渠道发起，具体入口路径如下：

湖南政务服务网 → 法人空间 → 找到“人脸识别技术应用备案”服务事项 → 申请获取“湘人备”专属账号。账号申请后30分钟内，初始密码将通过短信下发至申请预留手机，首次登录系统需完成绑定，以保障备案操作的安全性及合规性。

二、标准备案流程（20个工作日完成）

长沙“双备案”采用标准化时间节点管控，全流程约20个工作日，各阶段关键任务及要求如下：

• （提交日）：上传完整材料包至系统，系统将自动进行预检。若出现状态码1004，提示存在材料缺失，需在当日补齐后重新提交，避免延误后续流程。

• （提交后第3个工作日）：湖南省委网信办开展初审工作，核心核验材料包括算法合规报告及个人信息保护影响评估报告版本有效性。

• （提交后第7个工作日）：长沙市公安局技防办组织现场勘验，重点比对摄像头序列号（SN）、实际安装视角及安装高度与备案信息的一致性。

• （提交后第12个工作日）：企业针对初审及现场勘验提出的整改要求完成整改，并上传整改材料。

• （提交后第20个工作日）：省委网信办与市公安局技防办完成终审。

三、核心备案材料清单

备案材料需确保真实性、完整性及有效性，核心材料清单如下：

1. 企业营业执照彩色扫描件（需加盖企业公章）；

2. 法定代表人及经办人身份证正反面扫描件（经办人需提供企业授权委托书）；

3. 公安部第三研究所出具的算法合规报告；

4. 按照《湖南省个人信息保护影响评估指南》填写的PIA报告（需使用V2版本模板）；

5. 信息系统安全等级保护三级及以上测评报告；

6. 湘江新区数据中心准入编号（人脸信息存储于该数据中心的必备凭证）；

7. 摄像头安装点位图（需标注具体位置、编号及覆盖范围）；

8. 人脸信息不可逆删除承诺书（需法定代表人签字并加盖企业公章）。

四、备案变更及后续监管要求

备案完成后，企业需关注备案信息的动态更新及监管要求，具体如下：

• 变更备案触发条件：当出现更换算法供应商、新增境外数据存储节点、人脸信息存储存量突破当前备案数量级等情况时，需在30个工作日内提交变更备案申请。

• 日常监管机制：湖南省已建立“双随机+飞行检查”监管模式，检查重点包括人脸信息实时存储存量与备案信息的一致性、用户提出人脸信息删除申请后的响应时效等。

• 违规处罚依据：未按要求按期更新备案信息或擅自扩大人脸信息使用场景的，将依据《中华人民共和国个人信息保护法》相关规定处以顶格处罚。

五、实操建议

长沙地区人脸识别备案核心逻辑可概括为“算法先行、数据本地化、删除可控”。结合备案流程耗时及材料准备复杂度，建议企业提前规划：一是并行启动等保三级测评及PIA报告编制工作，避免材料准备延误；二是预留完整的20个工作日备案周期，充分考虑可能的整改耗时，确保产品按时合规上线。